REGULAMIN KONFERENCJI 2025

Regulamin konferencji: Inteligentna, zrównoważona i bezpieczna ulica

1. Postanowienia ogólne

1. Organizatorem konferencji są: Miasto Kielce, Smart Factor by Cyclomedia sp. z o.o. oraz Seedia sp. z o.o.
2. Konferencja odbędzie się w dniach 28–29 maja 2025 r. w Kielcach.
3. Udział w konferencji jest bezpłatny dla wszystkich zakwalifikowanych uczestników.
4. Konferencja ma na celu:
   • wymianę doświadczeń pomiędzy przedstawicielami administracji publicznej w zakresie zarządzania przestrzenią miejską z wykorzystaniem nowoczesnych technologii,
   • prezentację dobrych praktyk z polskich i europejskich miast w obszarze inteligentnej i cyfrowej ulicy,
   • integrację środowiska samorządowego wokół idei smart city i zrównoważonego rozwoju,
   • pogłębienie wiedzy o możliwościach wdrażania cyfrowych narzędzi w obszarze mobilności, bezpieczeństwa, zarządzania majątkiem miejskim i ładu przestrzennego.

2. Warunki uczestnictwa

1. W konferencji mogą wziąć udział wyłącznie przedstawiciele administracji samorządowej i rządowej – zarówno jednostek centralnych, jak i lokalnych.
2. Warunkiem uczestnictwa jest poprawne wypełnienie formularza rejestracyjnego, dostępnego na stronie internetowej organizatora lub przekazanego za pośrednictwem dedykowanego kanału rejestracyjnego.
3. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do weryfikacji zgłoszeń oraz ich selekcji.
4. Zgłoszenia uczestnictwa podlegają akceptacji przez organizatorów. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do odrzucenia zgłoszenia bez konieczności podania przyczyny.
5. Potwierdzenie udziału w konferencji zostanie przesłane drogą mailową na adres podany w formularzu rejestracyjnym.

3. Zasady uczestnictwa i świadczenia organizatora

1. Udział w konferencji jest bezpłatny.
2. Organizatorzy zapewniają:
   • udział w sesjach plenarnych i tematycznych,
   • materiały konferencyjne,
   • przerwy kawowe i lunch w trakcie konferencji,
3. W przypadku rezygnacji z udziału w konferencji na 7 dni lub mniej przed jej rozpoczęciem, uczestnik zobowiązany jest do zwrotu kosztów organizacyjnych w wysokości 250 zł brutto.
4. Rezygnację należy zgłosić drogą mailową na adres wskazany przez organizatora w potwierdzeniu udziału.
5. W przypadku nieobecności bez wcześniejszej rezygnacji organizatorzy zastrzegają sobie prawo do obciążenia uczestnika pełnymi kosztami zapewnionego noclegu.

4. Postanowienia końcowe

1. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do wprowadzania zmian w programie konferencji, w tym zmiany prelegentów, lokalizacji sesji oraz formy wydarzenia.
2. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany niniejszego regulaminu. Wszelkie zmiany będą publikowane na stronie internetowej konferencji.
3. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego jest jednoznaczne z akceptacją niniejszego regulaminu.
4. Uczestnicy konferencji wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez organizatorów w celach organizacyjnych związanych z realizacją wydarzenia, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz celów marketingowych.
5. Uczestnik ma prawo wglądu do swoich danych, ich poprawiania oraz żądania usunięcia zgodnie z obowiązującymi przepisami. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych mogą zostać udostępnione na życzenie uczestnika.